Senza cravatta ma non in pigiama

Delle possibili criticità dello Smart Working ho parlato qui, sottolineando come i concetti di responsabilità e fiducia diventino fondamentali per attuare il cambiamento organizzativo.

Spostiamo ora l’attenzione sulla gestione del tempo, per capire meglio come uno smart worker possa organizzare la propria giornata per essere produttivo ed efficace ma anche attento a tutelare l’equilibrio tra vita professionale e privata.

Il dipendente “classico” è abituato a controllare l’orologio per sapere quanto manca alla fine della giornata lavorativa. Potrà, allora, suonare strano pensare di ritrovarsi a concludere una presentazione alle otto di sera, concentrati a tal punto da essersi scordati di mangiare, bere e fare pausa. Situazione – ahimè – non così improbabile, come anche l’opposto: arrivare a fine giornata avendo fatto di tutto, tranne le attività lavorative incluse nella ‘to do’ list.

Time management anche senza timbrature

Scordate le corse fantozziane per timbrare il cartellino, con lo Smart Working possiamo risparmiare il tempo impiegato per raggiungere l’ufficio, potendolo così dedicare ad altre attività a maggiore valore aggiunto (e.g. crescita personale, benessere fisico, famiglia). Ciò non significa alzarci regolarmente quando i colleghi sono già in ufficio da qualche ora o restare tutto il giorno in pigiama! La libertà di lavorare da remoto presuppone l’avere comunque delle regole generali di riferimento per ottimizzare la gestione del tempo.

È opportuno che lo smart worker fissi fasce orarie precise per le attività lavorative, condivise non solo con i propri responsabili e colleghi, ma anche con la propria famiglia, in modo da evitare sovrapposizioni e interruzioni.

Non avendo un ufficio come quello in azienda, è necessario delimitare un proprio spazio dove lavorare con continuità, un luogo che aiuti a mantenere alta la concentrazione, isolandoci da ciò che può farci perdere tempo.

Solo cinque minuti

In ufficio le principali distrazioni possono derivare dalla presenza di colleghi che ci interrompono senza preavviso. Lo smart worker può sperimentare interferenze simili da parte di familiari, amici e vicini di casa, finendo per rimandare alcune attività o per svolgere più compiti contemporaneamente.

Il multitasking non rende più produttivi ma contribuisce a diminuire la qualità delle performance. Per mantenere il focus è bene dedicarsi a un compito alla volta, e individuare le priorità grazie a un’attenta pianificazione. Alcuni accorgimenti, quali:

  • evitare di navigare in Internet
  • silenziare le notifiche dei social
  • non controllare di continuo le email

possono fare la differenza a fine giornata in termini di tempo risparmiato.

Pianificare, pianificare, pianificare

Che ci si affidi all’agenda tradizionale o alle applicazioni più innovative, è sempre essenziale pianificare le proprie attività con attenzione, definire i propri obiettivi di breve, medio e lungo periodo e ragionare a ritroso dettagliando le micro-attività da svolgere. Risulta molto utile suddividere la propria giornata ‘a blocchi’, stimando il tempo necessario per gestire le diverse priorità, identificando urgenze e lasciando ‘spazi vuoti’ per eventuali imprevisti.

Lo smart worker ha un’ulteriore criticità da considerare nel proprio planning: l’organizzazione dei giorni in cui non sarà fisicamente in ufficio. Riunioni e telefonate dovrebbero essere limitate, concentrandosi su compiti che richiedono minore interazione con i referenti aziendali.

Sono molte, per fortuna, le applicazioni sincronizzate tramite Cloud che permettono di gestire il lavoro di team o che facilitano il time management grazie alla possibilità di utilizzare alert, pro-memoria e check list.

Lo beviamo un caffè?

Nei giorni di Smart Working il dipendente si trova a non poter condividere la quotidianità che si vive in azienda: non ci sono colleghi che offrono il caffè a metà mattina o con i quali andare a pranzo, sebbene videochiamate e chat aziendali permettano di essere sempre connessi e raggiungibili. La componente umana, di coinvolgimento, confronto e scambio va sempre tutelata, per rendere lo smart worker parte della realtà aziendale anche quando è fuori ufficio.

Programmare significa prevedere anche tempi di pausa e disconnessione, per ricaricarsi e ritornare al proprio lavoro con maggiore energia ed entusiasmo. Semplici gesti come:

  • distogliere lo sguardo dal pc
  • alzarsi per fare due passi o una telefonata
  • dedicarsi a qualche faccenda domestica

creano momenti di discontinuità, necessaria a evitare situazioni di iperconnessione, nervosismo e stress che sarebbero in contrasto con il principio stesso dello Smart Working.

Una tappa non un punto di arrivo

Lo Smart Working in azienda richiede una valutazione attenta di mansioni, competenze e talenti. Un percorso condiviso, in divenire, all’interno di un processo di cambiamento più ampio in cui è essenziale che il lavoratore si senta costantemente valorizzato e supportato, per poter dare davvero il meglio di sé.

Scrivi tu il primo commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati da *.

X

Questo sito utilizza i cookie per assicurarti la migliore esperienza di navigazione possibile. Per dare il tuo consenso al loro utilizzo, clicca l'apposito bottone. Se vuoi approfondire, puoi visitare la pagina dedicata per capirne di più. Voglio approfondire

Questo sito utilizza i cookie per fornire la migliore esperienza di navigazione possibile. Continuando a utilizzare questo sito senza modificare le impostazioni dei cookie o cliccando su "Accetta" permetti il loro utilizzo.

Chiudi